La numérisation de documents papier consiste à utiliser des scanners pour convertir des documents papier en images numériques. De plus en plus d’entreprises scannent des documents pour réduire les coûts, augmenter la productivité et améliorer l’accès à leurs informations. Dans cet article, nous discutons des avantages de la numérisation de documents et proposons des conseils pour numériser vos documents papier.
Plan de l'article
Entreprise : Quels types de documents devriez-vous toujours numériser ?
– Factures
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Pour des raisons de garantie ou de comptabilité, il est souvent obligatoire de conserver des traces de vos factures. Pourtant, qui n’a jamais traité de la perte de tels documents ? Qui n’a jamais passé de longues minutes à chercher de vieilles factures perdues dans les profondeurs d’un classeur ? En prenant l’habitude de scanner toutes vos factures et en les convertissant en fichiers PDF indexés, vous serez sûr de les récupérer facilement.
– Les contrats
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Qu’il s’agisse de contrats professionnels ou privés, il est essentiel de conserver une copie numérique de ce type de documents. Tout comme les factures, vous devriez prendre le temps de les analyser et de les convertir en fichiers PDF indexés.
– Recettes
Comme pour les factures, vous pouvez utiliser un reçu de caisse comme garantie pour votre achat. Cependant, l’encre utilisée sur ces tickets présente parfois l’inconvénient de disparaître au bout de quelques mois. Afin d’éviter ce problème et de garantir que vous gardez une trace de ces documents, il est fortement recommandé de les scanner et de conserver des copies numériques.
– Guides de l’utilisateur
Que ce soit pour votre téléviseur ou votre machine à laver, il est très utile de conserver les guides d’utilisation des appareils. Afin d’éviter un encombrement inutile sur votre bureau ou sur vos étagères, il est possible de numériser ces documents et de les numériser. Cela dit, vous pouvez souvent obtenir une copie numérique sur le site Web du fabricant. Une fois que vous l’avez, convertissez simplement le document au format PDF pour le rendre facile à archiver et à récupérer.
– Documents fiscaux
Pour des raisons juridiques, vous devez conserver certains documents tels que des bulletins de salaire ou des certificats d’impôt pour plusieurs années. Il est totalement inutile de les empiler et d’avoir des piles de documents en désordre. Dans certains pays, il est même obligatoire d’avoir des copies numériques. Dans ce cas-ci, la numérisation de documents papier est plus qu’une nécessité.
Quels sont les avantages de la numérisation de documents papier ?
La numérisation de documents papier représente de nombreux avantages. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devrez opter pour cette solution :
– Minimiser le stockage du papier
Saviez-vous qu’environ 90 % des informations sont encore sur papier ? Chaque année et chaque jour, davantage de documents sont produits ou photocopiés, transformant la gestion des documents en une tâche importante. Pensez à la quantité d’espace que vous libéreriez si tous ces classeurs remplis de documents n’étaient plus nécessaires. Avec l’aide du service de numérisation, vous pouvez effectuer des sauvegardes par copie logicielle. Ce qui élimine le besoin de stockage de papier.
– Sécurité accrue
La numérisation de documents papier vous permet également de sécuriser vos données. En effet, il suffit d’utiliser un système de gestion de documents qui nécessite un personnel autorisé pour y accéder. Cela permet également à votre entreprise ou cabinet d’avocats d’être protégé contre le vol ou les dommages éventuels.
– Coûts réduits
Pour ceux qui louent des espaces pour stocker des fichiers ou utiliser une société tierce pour les organiser, la numérisation de documents papier est votre solution.
– Écologique
Moins de production de papier signifie moins de déchets de papier qui finissent dans des décharges emballées. Moins d’arbres seront utilisés, ce qui peut contribuer à assainir l’environnement.
– Commodité
Au lieu de fouiller dans des tonnes de documents pour trouver quelque chose de particulier, vous pourrez facilement rechercher, archiver et récupérer vos documents sur un ordinateur et même sur votre téléphone. L’analyse de documents permet aux utilisateurs de stocker toutes leurs informations au même endroit.
Externaliser la numérisation de documents papier : pourquoi ?
Il est moins coûteux et plus efficace d’externaliser vos projets de numérisation de documents papier. La numérisation interne de documents nécessite en effet :
– Scanners et logiciels d’achat
– Organisation des documents et des fichiers
– Formation et/ou recrutement du personnel
– Allouer un temps d’imagerie dédié
En externalisant votre projet de numérisation, vous transférez les coûts, les risques et les responsabilités à une entreprise possédant une expertise en numérisation. De la phase initiale de préparation du document à la livraison finale de vos images numériques, l’ensemble du processus est géré par des techniciens de numérisation dédiés et contrôlés qui s’assurent que vos documents sont numérisés rapidement et en toute sécurité avec une qualité inégalée. En attendant, à mesure que vos documents sont numérisés, vous pouvez continuer à vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.
