Pour qu’un événement soit réussi et que tout se déroule parfaitement comme on le veut, une bonne organisation s’impose. Cela peut paraître évident, mais quand on y réfléchit, la tâche n’est pas toujours aussi facile qu’on veut bien le croire. Tellement de détails et d’éléments doivent être pris en considération : choix du lieu, logistique, recherche des prestataires qualifiés (lieu, animation, musique et autres), sans oublier la gestion des invités, du budget et des activités. Il faut avouer que le le job d’un organisateur peut très vite devenir complexe sans une bonne préparation. Bien sûr, on n’a pas toujours besoin d’être un as de l’événementiel pour réussir dans ce domaine et organiser son événement . L’astuce est de savoir adopter la bonne recette et méthode.
Opter pour des outils d’organisation innovants
Le digital a modernisé de nombreux secteurs. Mais s’il y a une caractéristique qui indique que le digital est en train de tout bouleverser, c’est bien l’apparition croissante des applis et sites et l’augmentation de leur usage dans nos vies. On s’en sert pour se déplacer, pour communiquer et échanger, pour gérer certaines choses, et même pour trouver l’âme-sœur. Dans le cas de l’organisation événementielle, les outils sont de plus en plus nombreux de nos jours. Les supports ont été conçus pour faciliter la planification et la coordination des différents aspects de l’événement. Le plus difficile sera toujours de sélectionner ceux qui conviennent le mieux aux besoins de l’organisateur. Pour simplifier le travail des planners, des plateformes comme My Funny Days ont été créées.
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Le site rassemble tous les outils les plus innovants pour ensuite les proposer aux utilisateurs. Afin de bénéficier des nombreuses solutions numériques proposées, ces derniers pourront intégrer la communauté de Funny planners en créant leur profil en ligne. Il leur suffit ensuite de sélectionner les modules et fonctionnalités qui répondent à leurs attentes. Ils peuvent, par exemple, opter pour le module dédié à la gestion des invités afin de faciliter la communication sur l’événement mais aussi pour aider à la liste des participants ainsi que la conception et l’envoi des invitations.
Et puis, puisque le programme ne s’improvise pas même avec les événements les plus simples (anniversaires, enterrement de vie de jeune fille, cousinades et autres), des modules dédiés sont à votre disposition sur le site. Les outils serviront à coordonner l’organisation de l’événement mais également le jour-j avec le module feuille de route par exemple. En outre, ils seront également d’une grande aide dans la gestion des activités et celle de la participation des invités à ces différents loisirs. Pour finir, la question du budget demeure primordiale dans toute organisation événementielle. Là encore, diverses applications et logiciels sont mis à la disposition des Funny planners. Élaboration de devis, estimation des dépenses ou encore organisation d’une cagnotte en ligne, les fonctionnalités proposées permettront aux organisateurs de gérer efficacement l’aspect financier, afin qu’aucun participant n’est une surprise le jour de l’événement.
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L’art de la personnalisation : Organiser un événement festif
Anniversaire de mariage, EVJF et EVG, weekend en famille chaque événement est unique et devra être à l’image des ou de la personne(s) concernée(s). Et pour que la journée (ou soirée) soit inoubliable, l’organisateur devra savoir mettre en pratique l’art de la personnalisation. Concrètement, l’astuce consistera ici à adopter les bonnes pratiques pour apporter une touche personnelle aux festivités.
L’idée est de marquer les esprits grâce à quelques approches originales. Ainsi, lors d’un enterrement de vie de célibataire, par exemple, les planners peuvent mettre en valeur le ou la futur marié (e) ou avec des Kit EVJF ou encore déguisement ou l’organisation de jeux débiles. En adoptant ce même principe avec les célébrations festives, on peut obtenir un très bon résultat. Les organisateurs peuvent par exemple décorer le lieu de réception et les meubles avec quelques photos des ou de la personne concernée en tenant compte du thème choisi (il faudra s’assurer d’avoir un ensemble harmonieux).
Vous souhaitez organiser un événement original ? Dont tout le monde se souviendra ? La personnalisation de vos festivités peut également se porter sur les activités. Si les mariés sont des adeptes de la consommation de vins ou de bières, pourquoi ne pas réserver un atelier gustatif vignoble, un beer bike ou encore un atelier Do It Youself en groupe. Dans le cas d’un weekend entre amis, avec des personnes qui adorent les sorties en pleine nature. Une soirée feu de camp ou un weekend dans un lieu insolite pourrait être intéressant à organiser.
