La permanence téléphonique est une solution idéale pour ne plus manquer les appels importants. Effectivement, la charge de travail, constitue un frein pour certains entrepreneurs. Ils n’ont pas le temps de se consacrer aux tâches subalternes comme le secrétariat. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’ils vont recourir aux services d’une secrétaire en ligne. Celle-ci répondra entre autres aux appels, mais s’occupera également de la gestion des agendas.
La ligne dédiée
Si l’entreprise en question ne dispose pas encore d’une ligne téléphonique, il lui est possible d’en obtenir une avec l’agence de télésecrétariat. Dans le cas contraire, la société n’a qu’à transférer sa ligne pour un service à temps plein ou partiel. Avec la première option, la secrétaire répond à tous les appels selon une plage horaire bien définie. Quant à la seconde, elle est très pratique pour les entrepreneurs qui se déplacent souvent ou qui sont souvent en rendez-vous. C’est aussi une excellente solution pour remplacer les secrétaires qui partent en congé. Le transfert de ligne permet en outre de gérer le débordement d’appels, comme c’est souvent le cas à l’approche des fêtes et des vacances.
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Le transfert d’appel
Certes la secrétaire dédiée travaille chez elle, mais son horaire de travail se conforme aux heures de bureau. Les réceptions d’appels se basent sur les instructions données par l’entreprise. Cela permet alors de proposer un accueil personnalisé qui est le premier contact avec le client ou le fournisseur de la société. Les appels sont immédiatement mis à jour sur l’interface accessible aux clients à tout moment. Les messages sont ainsi transmis avec les coordonnées de celui qui a appelé, ainsi que le motif de son appel. Le traitement des appels inclut entre autres la gestion des rendez-vous, et donc de tout l’agenda de l’entreprise.
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