La permanence téléphonique est un service de téléphonie destinée à gérer les appels téléphoniques, notamment les appels entrants des entreprises. Avec l’évolution de la technologie, il est aujourd’hui possible d’externaliser l’accueil téléphonique, grâce aux services proposés par les centres d’affaires ou les entreprises qui se spécialisent dans le call-center. Leurs prestations apportent beaucoup d’avantages pour l’entreprise, indépendant ou professionnel libéral ; car les personnes qui prennent en charge l’accueil téléphonique possèdent une compétence dans le domaine, garantissant ainsi un bon accueil téléphonique.
Un bon accueil téléphonique démontre une bonne organisation
Le premier contact avec les collaborateurs, les partenaires ou les clients doit être privilégié afin de répondre aux attentes permanentes des correspondants. Quel que soit le domaine d’activité, en entreprise ou en indépendant, il faut rester en contact permanent avec ses clients. Parmi les outils de communication existante, le téléphone est toujours un excellent. Chef d’entreprise, professionnel libéral ou indépendant, il est fort probable que vous ne pouvez pas être en permanence à l’écoute de vos correspondants ; alors qu’il y a toujours des conseils et des informations qu’il faut leur donner. C’est à ce stade que le service de permanence téléphonique intervient. En effet, vous êtes obligés de déléguer cette tâche à d’autres personnes pour vous concentrer sur des aspects plus productifs de votre propre travail. La permanence téléphonique est une organisation de travail, permettant aux bénéficiaires d’être facilement joignables au téléphone tout en conservant leur rythme de travail. Le but c’est de rester joignable à tout moment de la journée, de recevoir les appels téléphoniques d’une personne lors de l’absence ou lorsqu’on est occupé. La gestion des appels est faite de manière à fournir un accueil personnalisé, selon le domaine d’activité, à renseigner les correspondants, transférer les appels, gérer les agendas, identifier la raison des appels et laisser un messager au collaborateur.
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Le déroulement de la permanence téléphonique
Afin de réduire le coût du contact précieux avec les clients et les collaborateurs, la permanence téléphonique s’avère être un bon moyen. Cette permanence téléphonique peut être réalisée de plusieurs manières, soit en interne, soit en externe avec des prestataires comme le centre d’affaires, les sociétés spécialisées dans l’accueil téléphonique, les sociétés spécialisées dans la domiciliation ou avec une télésecrétaire à domicile. Si vous confiez votre permanence téléphonique à un centre d’appels ou à une société spécialiste dans ce domaine, leurs téléopératrices assurent l’accueil chaleureux, souriant à tout moment. Ces professionnels ayant suivit une formation dans ce domaine répondront aux appels sur des consignes claires et précises.
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