Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?

Avec la généralisation de la dématérialisation et une demande en forte croissance pour l’archivage électronique des documents d’entreprises, les lois ont également évolué dans le but de conférer une valeur légale aux données conservées.

Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?

L’archivage à valeur probante, est un ensemble de techniques indispensables à l’enregistrement, le stockage et la restitution de tous les documents et données numériques, pour une conservation optimale tout en protégeant leur intégrité tout au long de leur cycle de vie.

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Afin que l’archivage soit pris en compte comme ayant une valeur légale, il doit pouvoir constituer une preuve intègre permettant de faire valoir ses droits, en respectant plusieurs règles de conservation bien définies par la norme NF Z42-013.

Objectifs de l’archivage à valeur probante.

L’objectif principal de l’archivage à valeur probante est d’assurer la longévité et la sécurité de l’information dans le but d’une éventuelle restitution ultérieure pour des opérations ou un besoin de justifier un document. L’archivage doit de ce fait être en mesure de garantir l’authenticité d’un document, son intégrité et son intelligibilité. Des points essentiels doivent pouvoir être prouvés au besoin, comme l’identité de la personne qui est à l’origine de la création du document, ainsi que la date à laquelle cela a été fait, et enfin son contenu.

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Différents procédés permettent de valider ces critères, notamment avec l’horodatage, le scellement du document et la signature électronique. L’archivage légal doit témoigner de l’intégrité d’un document pour assurer la non-altération et la non-modification de celui-ci depuis sa création. Les moyens mis en œuvre pour respecter ces conditions passent par le stockage de données scellées ou signées, par l’utilisation d’outils de stockage spécialisés, mais aussi en instaurant des accès restreints ou règlementés pour optimiser la confidentialité, et enfin en assurant la traçabilité des documents.

Il est également important de permettre la lecture de ces documents dans le temps, en les rendant disponibles au moyen de formats standardisés.

Quels types de documents sont concernés par ce moyen d’archivage ?

L’archivage à valeur probante présente un grand intérêt pour de nombreux documents. En particulier pour les documents à caractère commercial, administratif, comptable, mais aussi pour les ressources humaines et la messagerie électronique d’une façon plus large. On peut par exemple citer les factures, les contrats clients et les contrats de travail, les bulletins de paie, les demandes de congés, ou les documents liés à une gestion de parc automobile d’entreprise.

L’intérêt de choisir l’archivage légal pour son entreprise.

Une entreprise, à tout intérêt à opter pour l’archivage de ces documents. En effet cela permet de générer et de conserver des documents originaux sous format électronique de manière à remplacer les archives papiers, et en ayant une valeur juridique équivalente dans la durée. Une conformité est maintenue dans le temps, l’exploitation des documents est facilitée et sécurisante, pour une organisation plus performante de l’entreprise. Il ne faut pas confondre l’archivage légal avec le stockage ou la sauvegarde, considérés avant tout comme des copies, qui même sécurisées n’ont pas de poids sur le plan de la légalité.

Moyen technique d’archivage légal avec un hébergement sécurisé

L’hébergement sécurisé permet à vos documents de hautes valeurs ajoutées d’être conservés de manière à être facilement accessibles, sécurisés et confidentiels.

Ce service est destiné aux entreprises souhaitant confier leurs archives à des infrastructures extérieures pour ainsi se concentrer sur son cœur de métier. Ces archives en amont numérisées ou électroniques sont installées sur des hébergements concentrant le meilleur des technologies actuelles en sécurité.

Que disent nos lois concernant l’archivage légal.

L’Archivage numérique est cadré par un certain nombre de conditions, émanant de différents textes de lois et des normes, afin de conserver des propriétés légales. Les lois antifraudes de la TVA et la conformité des logiciels ont fortement remis au centre du débat la réglementation de l’archivage et de la dématérialisation. La loi n°2000-230 constituait déjà un ensemble de règles en matière de valeur légale des documents numériques. Elle attribuait surtout la même importance juridique au format électronique qu’au format papier.

Enfin, l’Europe a œuvré pour que la loi n°2012-1510 soit établie en date 29 décembre 2012 et statue sur l’égalité entre les factures électroniques et les factures papier. Cette mesure confère de ce fait une valeur probante à l’archivage électronique et impose par la même occasion les mêmes obligations légales d’archivage qu’au format papier. L’article 1316-1 du code civil admet pour preuve tout support électronique pour peu que celui-ci identifie l’auteur et qu’il soit conservé de sorte à garantir son intégrité.

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Profitez de l’expertise de LOCARCHIVES pour un archivage électronique à valeur probatoire réussie. Votre contenu est tout d’abord numérisé, préparé, puis intégré au système d’archivage pour être ensuite identifié et horodaté. Un journal de preuves est constitué pour chacun des documents, et vous avez accès à la plateforme de gestion à tout moment de manière sécurisée. L’objectif est de vous aider à maîtriser parfaitement vos risques en matière de preuves et de vous faciliter l’exploitation de vos documents afin d’optimiser votre organisation et vos coûts. LOCARCHIVES bénéficie de la certification NF Z 42-013 pour son système afin de vous permettre une réversibilité des données, pour encore plus de fiabilité et de souplesse.