L’archivage des documents au sein d’une entreprise ou d’une organisation est à la fois une obligation légale et une nécessité. Et les raisons pour lesquelles les archives sont tenues semblent évidentes. Les documents d’archives sont les traces de l’activité d’une entreprise ; et, loin d’être une simple contrainte administrative et légale, l’archivage constitue des enjeux majeurs, apportant une réelle valeur ajoutée. Non seulement, c’est le meilleur moyen de rendre pérenne le patrimoine documentaire, mais aussi d’optimiser les coûts et de gagner en efficacité sur tous les plans (temps, espace de stockage, satisfaction client…). C’est pourquoi il est essentiel de bien maîtriser les règles du Records Management. Voyons comment un document devient une archive ?
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Une approche globale de la gestion des documents d’archives
La gestion des documents et archives servant à la conservation des données économiques, juridiques et sociales de l’activité de l’entreprise peut être effectué de manière globale grâce à la mise en place d’une méthode de gestion d’archives efficace : le Record Management (RM). Ses domaines d’application recouvrent le cycle de vie des documents. Un cycle qui s’articule sur trois étapes clés de transformation d’un document :
- Première étape :la création et l’utilisation du document en tant qu’archive
- Deuxième étape :la conservation des archives répondant à des besoins d’espace de stockage, de bureaux disponibles, ou à des impératifs de conservation légale à respecter
- Troisième étape : la conservation définitive des archives
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Quant au tri et à l’élimination des documents, ils se font à la fin de chacune des étapes ainsi énumérées. Une approche globale de la gestion des archives prend en compte ces 4 phases, allant de la création des archives à leur conservation définitive et passant, étape par étape, par le tri et la destruction des documents d’archives inutiles et inutilisables. Le but étant de :
- Bien déterminer parmi les documents produits ou reçus, ceux qui vont devenir des archives
- Gérer efficacement les archives constituées au cours de leur cycle de vie afin d’en garantir l’accessibilité et l’intégrité
- Garantir durablement à la fois la conservation et la préservation des archives, tout en assurant leur transmission et leur communication
Cycle de vie des archives comme critère de visibilité
Il est important de bien savoir comment un document devient une archive. Car, c’est en améliorant la traçabilité et la gestion de l’archivage qu’une entreprise arrive à rentabiliser la gestion du stockage d’archives et par la même escompter un gain de productivité. Tout va dépendre donc de l’importance accordée au cycle de vie des documents archivés.
Ce cycle constitue un critère de vérité dès lors que ces principaux domaines d’application sont bien définis, à savoir :
- La création ou la réception des documents
- L’enregistrement
- Le classement
- La diffusion ou la consultation
- La conservation
- L’archivage
- Élimination
Le passage d’un document à un archive dépend également de la nature même de l’archive qui est de trois types :
- Les archives courantes
- Les archives intermédiaires
- Les archives définitives
