Lorsqu’on veut créer une société, lui trouver un siège social ou une adresse administrative est une obligation. Que ce soit lors de la création de l’entreprise, du changement d’adresse ou du transfert du siège social, chaque situation répond à des démarches administratives distinctes. La loi prévoit à cet effet un certain nombre de procédures à suivre pour réussir la domiciliation de son entreprise. Quelles sont donc ces réglementations légales sur la domiciliation de sa société ? Nous vous disons tout dans cet article.
Plan de l'article
Par quoi désigne-t-on l’adresse d’une société ?
L’adresse d’une société représente le domicile juridique, ou le plus souvent le siège social. Ce dernier constitue l’adresse officielle de votre entreprise. C’est cette adresse que l’on retrouve sur vos courriers, vos factures et sur tous vos documents administratifs.
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Elle désigne aussi le lieu de la tenue de l’assemblée générale des associés. Le siège social représente généralement la direction même de la société. Les activités peuvent néanmoins s’exercer dans d’autres locaux.
En outre, une société n’a droit qu’à un seul siège social. La nationalité de votre société s’établira en fonction de l’emplacement du siège social. Un mauvais choix de l’adresse pourrait donc avoir des conséquences juridiques et administratives préjudiciables. Même si le tribunal à saisir en cas de litige dépendra de l’adresse de l’entreprise.
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Entreprises : quelles sont les démarches en cas de changement d’adresse ?
Au cours de son existence, le changement d’adresse d’une société peut intervenir à tout moment : ce changement peut toucher soit un site de la société, soit le siège social de cette entreprise. Dans le cas du changement d’adresse du siège social, plusieurs démarches administratives sont à suivre, et plusieurs formalités à remplir.
Aujourd’hui, avec le développement du digital, il est désormais possible de faire le changement de l’adresse de sa société en ligne. Mais avant, découvrez dans quels cas un changement d’adresse s’impose.
Dans quels cas un changement d’adresse est-il nécessaire ?
Plusieurs raisons peuvent conduire à un changement d’adresse de votre société. Ce changement d’adresse peut intervenir par exemple dans le cas d’un déménagement personnel. Une entreprise peut décider de déménager de son adresse actuelle pour une autre adresse qu’elle estime plus opportune. Les raisons de ce déménagement peuvent être d’ordre économique, social ou personnel.
Le changement d’adresse d’une société peut aussi avoir pour cause le changement du dirigeant. En effet, lorsque le siège social d’une société est fixé au domicile du dirigeant, il faudra procéder à un transfert du siège social s’il y a changement du dirigeant. Dans ce cas, il faudra remplir un formulaire M3 de changement d’adresse, et faire le transfert du siège social.
La fin du bail commercial peut aussi pousser à changer l’adresse de la société. Lorsque le local où se situe le siège social a été loué, il faudra quitter cet endroit à l’échéance du contrat si celui-ci n’est pas reconduit. Dans ce cas, le changement d’adresse du siège social aura aussi lieu.
Qui peut faire un changement d’adresse ?
Décider de changer l’adresse administrative d’une société est une décision qui ne se prend pas sur un coup de tête. En effet, vu l’importance de cette décision, elle doit être prise avec l’accord d’un certain nombre de personnes. C’est pour cela qu’il faut organiser une assemblée générale extraordinaire pour décider du changement d’adresse de la société.
Pour prendre cette décision, certaines modalités relatives à la forme juridique de l’entreprise doivent être prises en compte (SARL/SASU, SCI/EURL, SAS). Certains organes sont quand même habilités à prendre cette décision. Il peut s’agir du Président, des associés, du comité spécial, et de l’associé unique. Mais l’organe compétent pour le faire doit être déterminé dans les statuts.
Quelle est la procédure à suivre pour un changement d’adresse au niveau d’une société ?
Après avoir pris cette décision, il faudra, dans un délai d’un mois, faire la publication dans un journal d’annonces légales d’un avis de transfert de siège social. La publication doit mentionner l’ancienne adresse du siège social ainsi que la nouvelle adresse pour les tiers. Vous pouvez aussi avertir vos fournisseurs, vos partenaires ou vos clients du changement à travers une lettre.
Vous devez ensuite procéder à une déclaration de transfert de siège social. Cette déclaration peut se faire soit au greffe du tribunal de commerce du lieu du nouveau siège social, soit au niveau de votre CPE. En plus de la demande, vous devez ajouter plusieurs documents :
- un justificatif de jouissance du nouveau siège social,
- les certificats datés, certifiés et mis à jour,
- l’attestation de parution dans le journal,
- le certificat M2,
- la décision certifiée du transfert de siège social.
Pour le changement d’adresse de société en ligne, certains organismes vous assistent pour la mise à jour de vos informations. On compte par exemple l’assurance maladie, les impôts, le fournisseur d’énergie, les caisses de retraite, la sécurité sociale, le service qui permet le changement d’adresse de siège social sur la carte grise et bien d’autres.
Quelles sont les formes juridiques d’entreprises autorisées à la domiciliation d’entreprise ?
La domiciliation d’entreprise n’est permise qu’à une catégorie d’entreprise donnée. Ceci en raison notamment de leur forme juridique. On retrouve donc les structures SARL/EURL, SAS/SASU, et les SCI. Les modalités pour prendre la décision de changer l’adresse du siège social dépendent de chaque type de société.
Quelques types de domiciliation
La domiciliation représente l’adresse administrative et fiscale de votre société. Elle est primordiale pour l’immatriculation de votre entreprise au RCS, ou encore au RM (Répertoire des Métiers). Le domicile qui doit accueillir le siège social d’une entreprise est choisi par le dirigeant de cette entreprise. Il a un large choix pour la domiciliation de la société.
Domiciliation dans un local commercial
Le dirigeant de la société peut bien décider de domicilier le siège social de ladite société dans un local commercial. À cet effet, il signe un contrat (bail commercial) et devient un locataire. Il peut aussi acheter le local pour en être le propriétaire. Avec cette alternative, le dirigeant peut prendre son temps et trouver le local qui convient le mieux. Mais le hic ici est que la part de crédit à rembourser peut être assez importante.
Il est possible de transférer le siège social de votre société à l’étranger, mais cette opération reste tout de même complexe. En réalité, cette opération, sur le plan juridique, consiste à dissoudre votre société existante, et à en créer une nouvelle dans le pays étranger. L’entreprise garde quand même sa personnalité juridique, mais sous certaines conditions. Il faut surtout garder un œil sur les conséquences fiscales qui peuvent en découler.
Domiciliation en pépinière d’entreprise
Une pépinière d’entreprises est aussi une bonne idée pour domicilier sa société. Ici, vous pourrez bénéficier de plusieurs équipements et services comme une salle de réunion, du matériel d’impression, etc. Pour être accepté dans ce cas, il faudra que votre société ait au moins deux ans d’existence, et que vous déposiez un dossier. Le grand avantage ici est que le coût est généralement abordable.
Domiciliation par une autre société
Il s’agit d’une possibilité qui n’est pas très connue. Cette alternative consiste pour une autre société à mettre à disposition de votre entreprise quelques locaux. Votre société se retrouve ainsi domiciliée dans ces dernières en et y installe son siège social. Par ailleurs, la société domiciliataire ne doit pas avoir la domiciliation comme métier.
Domiciliation au domicile personnel
La domiciliation au domicile personnel du dirigeant est aussi possible, mais seulement s’il est entrepreneur individuel. Par contre, certaines conditions doivent être réunies ici pour autoriser ou non la domiciliation. Vous devez en effet vous référer aux clauses du bail d’habitation, aux règles d’urbanisme, au règlement de copropriété. De même, le bailleur doit être prévenu avant l’immatriculation de l’entreprise. Quel que soit le domicile choisi, il doit vous permettre de gagner en visibilité et en notoriété, d’une manière ou d’une autre. Ce peut être d’ailleurs l’occasion de lancer un nouveau produit ou service.
L’option des sociétés de domiciliation
Si vous souhaitez domicilier votre entreprise naissante, ou transférer celle existante, il existe plusieurs options de domiciliation à cet effet. En dehors des solutions citées plus haut, il est toujours possible de se tourner vers des sociétés spécialisées en domiciliation d’entreprise. Il en existe de diverses sortes et elles disposent d’une grande expertise dans le domaine. Ces sociétés vous aident à trouver le local adéquat dans une zone stratégique en fonction de vos activités.
