10 conseils pour gérer son planning de façon efficace

Le temps est l’un des plus grands problèmes de l’homme moderne si celui-ci n’est pas géré correctement. En effet, le temps peut vraiment valoir son pesant d’or.

Voici 10 conseils listés pour bien gérer son planning de façon efficace

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Faire un planning

Exactement, certaines personnes parlent de planifier, mais n’y arrivent pas. Avant tout, il faut trouver le moyen de tout mettre sur un agenda, et de le respecter. Le premier effort, quand vous voulez bien gérer votre temps, c’est de faire un planning Excel, et de connaitre exactement ce que vous allez faire de votre journée.

Être le maître de votre temps

Il ne faut pas vous laisser emporter par la vague de la vie. Prendre sa vie en main, c’est aussi prendre son temps en main. C’est de faire exactement ce qui doit être fait, à l’heure où ça doit être fait.

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Différencier la notion d’urgence et d’importance

Ce qui est urgent doit être fait dans l’immédiat, mais peut être abandonné au profit de ce qui est plus important. Et ce qui est important peut attendre face au plus important. Notez bien la différence, entre « être abandonné » et « attendre ». Trouver le bon équilibre entre ces deux notions, c’est savoir bien gérer son planning.

Adoptez les automatismes

Si vous devez acheter du pain tous les matins par exemple, n’attendez pas chaque matin pour décider à quelle heure vous devez y aller. Décidez par exemple une fois pour toute que le pain doit être acheté à 6h, et marquez la fourchette d’heure correspondante comme occupée.

Ayez en tête les vitesses d’exécutions

Une tâche peut durer différemment selon l’heure de la journée (plus frais le matin et plus fatigué à la fin de la journée par exemple), à cause de la forme du moment, à cause de la file d’attente devant le kiosque de tabac, à cause de l’embouteillage… Ayez en tête ces variations pour gagner du temps, et pour bien planifier.

Chaque chose en son temps

Il ne sert à rien de faire du planning si vous n’allez pas en prendre compte. Même vos pensées ne doivent pas errer en dehors de votre planning. Concentrez-vous sur ce qui a été prévu.

Les repos

Ne minimisez pas les temps de repos. Ils doivent être pris en compte dans le planning. Car vous en aurez forcément besoin.

Avoir une communication claire avec votre entourage

Vous prévoyez un rendez-vous avec une personne et suite à un malentendu, vous vous êtes trompé d’heure. C’est du temps perdu, et ça aurait pu être évité par une bonne communication.

Déléguez

Pas seulement dans le monde professionnel, mais aussi dans la vie de famille. Déléguez vos tâches, si vous n’avez pas le temps ni l’énergie pour les réaliser.

Chassez les tueurs de temps

Réseaux sociaux, Robert qui parle de sa vie de famille chaque soir à la sortie du bureau, la petite secrétaire qui bouleverse le planning… Ce sont des tueurs de temps qu’il faut chasser, OU qu’il faut intégrer au planning.

Utilisez des outils de gestion de temps

Avec le développement des technologies, il est possible de trouver une panoplie d’outils pour optimiser la gestion du temps. Parmi les plus utiles, on peut citer les applications mobiles et les logiciels de bureau qui permettent de planifier ses tâches et de suivre leur progression.

La prise de notes est aussi un élément clé dans la gestion du temps. Les idées sont souvent éphémères, il faut donc être capable de les capturer rapidement afin qu’elles ne soient pas perdues au fil du temps. Des outils simples comme le bloc-notes ou l’application mémo sur votre téléphone peuvent vous aider à noter instantanément vos pensées.

Une autre astuce consiste à utiliser la méthode Pomodoro : elle consiste en un cycle de travail divisé en intervalles courts (en général 25 minutes) séparés par des pauses régulières (5 minutes). Cette technique permet non seulement d’améliorer son efficacité mais aussi sa concentration.

N’hésitez pas à utiliser des agendas électroniques ou physiques pour déterminer vos rendez-vous professionnels et personnels importants. Ces derniers sont essentiels pour éviter toute confusion lorsqu’il s’agit d’établir des priorités quotidiennes.

Planifiez vos tâches en fonction de vos niveaux d’énergie

Planifier vos tâches en fonction de vos niveaux d’énergie est l’un des éléments clés pour une gestion optimale du temps. Certains travaux sont plus exigeants que d’autres, et il faut savoir combiner les tâches complexes avec celles qui nécessitent moins de concentration.

Vous devez déterminer vos moments de productivité maximale. Pour certains, c’est le matin, pour d’autres, l’après-midi ou la soirée. En identifiant ces plages horaires à forte productivité, vous pouvez planifier les tâches difficiles durant ces périodes-là.

N’hésitez pas non plus à inclure des activités relaxantes dans votre programme quotidien. Se détendre peut aider à libérer l’esprit et favoriser ainsi une meilleure concentration sur les projets suivants.

Ne négligez pas l’importance du sommeil pour une bonne gestion du temps. Une nuit complète permet non seulement au corps et à l’esprit de récupérer, mais garantit également une présence mentale accrue lors des heures actives.

En effet, gérer son planning efficacement implique une utilisation intelligente des outils technologiques disponibles, ainsi qu’une organisation minutieuse tout en respectant son propre rythme biologique. Les astuces mentionnées ci-dessus peuvent contribuer grandement à maintenir cette discipline personnelle requise pour atteindre ses objectifs professionnels et personnels, sans se sentir submergé par le travail ou épuisé physiquement et moralement.

Priorisez les tâches importantes pour éviter la procrastination

Vous devez différencier l’urgence et l’importance des tâches. Planifiez en priorité celles qui sont urgentes et importantes. Passez aux autres en fonction du temps qu’il vous reste.

La méthode Eisenhower peut être utile dans ce cas-là. Cette matrice permet d’évaluer chaque tâche selon son niveau d’urgence et d’importance afin de déterminer sa priorité dans votre planning.

Une fois que vous avez établi vos priorités, concentrez-vous sur une seule tâche à la fois. Évitez de sauter d’une activité à une autre, cela ne fera qu’affecter votre concentration et diminuera votre productivité.

N’hésitez pas à reporter certaines tâches si elles ne sont ni urgentes ni importantes. Au lieu de perdre du temps sur ces dernières, engagez-vous plutôt sur des activités plus bénéfiques pour vous ou pour votre entreprise.

Apprenez à dire non pour éviter la surcharge de travail

Pensez à bien savoir quand et comment dire non. Cela peut sembler difficile, mais c’est un élément clé dans la gestion efficace de votre planning. Si vous acceptez toutes les tâches qui vous sont confiées, sans tenir compte des conséquences, cela risque d’affecter votre santé mentale et physique ainsi que celle de vos collègues.

Si on vous demande quelque chose que vous ne pouvez pas gérer en plus des autres tâches en cours ou si cela n’entre pas dans le cadre de vos missions professionnelles, il faut être capable de refuser poliment. Penser à bien dire non est essentiel afin d’honorer ses engagements professionnels tout en faisant preuve d’une certaine adaptabilité vis-à-vis des imprévus.

Savoir dire non avec assurance permettra une meilleure organisation personnelle tout en respectant les objectifs professionnels fixés.